Exportação e importação de informações por meio de planilhas exclusivas permitem que a base de dados fique sempre em conformidade com as exigências do governo.
Os sistemas informatizados para SST (Saúde e Segurança do Trabalho) modificaram a cultura de armazenamento dos dados e histórico ocupacional dos colaboradores das empresas.
Quando um determinado empregador, não opta pelo uso de uma interface de comunicação em tempo real com o SOC – Software Integrado de Gestão Ocupacional, a única saída para a atualização dos dados ocupacionais de seus funcionários é o processo de importação manual.
Assim, é necessário digitar os dados manualmente no próprio SOC ou preencher uma planilha padrão para posterior carga dentro da plataforma operacional do software. O primeiro método pode tornar o processo mais lento.
A planilha padrão de importação de dados (Modelo 1), é uma das opções. O sistema também oferecer a opção de importar os dados por leiaute mapeado.
“Clientes de pequeno e médio portes costumam ter algum software de folha de pagamento. É possível extrair os dados destes sistemas no formato de suas próprias planilhas. Via leiaute mapeado, o SOC absorve essas informações em sua plataforma, faz a leitura das colunas e relaciona os dados com o formato do seu cadastro de funcionário. Basicamente, o SOC faz a referência dos campos da planilha importada aos campos correspondentes na sua base”, explica Neilandro Nunes, consultor SOC.
A Modelo 1 do SOC traz a situação atual do funcionário no momento da carga dos dados no sistema. Em outros casos, se faz necessário o histórico ocupacional do colaborador. Isso é importante para obter o PPT (Perfil Profissiográfico Previdenciário), por exemplo.
“Neste caso, utilizamos uma outra planilha para manter os dados sempre atualizados. Porque a importação e o histórico de dados são importantes com o advento do eSocial? Porque o maior desafio do empregador e prestadores de serviço é manter a base de dados atualizada, evitando punição. É neste momento que a Modelo 1 se torna ainda mais indispensável no processo. Ela não só faz o cadastro inicial, mas também atualiza a base de dados”, enfatizou.
Vamos supor que o empregador faz uma carga de dados no SOC da data de hoje. Depois de alguns meses, muitos colaboradores mudaram de função e outras coisas foram alteradas na empresa. Nunes explica que logo se faz necessária uma nova carga de dados para dentro do sistema.
“É neste momento que a Modelo 1 atualiza a nova carga, mas mantém a carga passada com o auxílio de uma planilha de histórico, gerando um vasto arquivo sobre a vida ocupacional dos colaboradores. Poucos clientes conhecem essa possibilidade. É por isso que desejamos divulgar essa facilidade com frequência, pois ela representa ganho de tempo, organização e conformidade legal no dia-a-dia dos clientes e usuários”.
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Atualização de dados para o eSocial
Nunes alerta que a maioria dos dados ocupacionais das empresas não atende as exigências do eSocial, justamente por falta de atualização. Por exemplo, um campo que será estratégico para o eSocial é o PIS (Programa de Integração Social).
“Ele é um documento que, tradicionalmente, ninguém anda com ele em mãos. Mas ele será peça chave para fazer o cruzamento de informações junto ao governo. O número do PIS precisa ser informado no cadastro do funcionário dentro do SOC ou no sistema de folha de pagamento utilizado. Uma saída eficaz oferecida pelo SOC é extrair a planilha Modelo 1 e passar para o cliente os casos incompletos, como PIS, CPF, entre outros registros indispensáveis para o eSocial”.
De posse dos cadastros incompletos, o cliente poderá providenciar as informações corretas e imputá-las no SOC, sem a necessidade de fazer um cadastramento do ponto zero. O histórico dos dados será mantido e atualizado de forma contínua.
“É possível trabalhar a exportação dos dados e, na sequência da atualização externa, importar novamente as informações atualizadas para o SOC. Alguns usuários não sabem que isso é possível. Esta conduta vai proporcionar uma base de dados cada vez mais saudável, colaborando no maior desafio das empresas junto ao eSocial, que é manter a base de dados sempre atualizada e livre de inconsistências.”
“As soluções de importação de dados o SOC vão ajudar muito nisso”, finalizou.
