Quem é da área de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) sabe bem que cuidar de toda a papelada é fundamental para o seu negócio. São documentos importantes que atestam a saúde dos colaboradores, a segurança do ambiente, agendamentos, recomendações médicas, históricos etc.
Com tantas informações essenciais, ser capaz de organizá-las efetivamente é vital para a empresa. Neste contexto, investir em GED para SST é a chave para otimizar a sua rotina.
A sigla “GED” se refere à Gestão Eletrônica de Documentos e é uma ferramenta desenvolvida para armazenar documentos digitais atendendo às demandas da empresa. É um recurso que pode ser usado em diversas áreas, mas tem vantagens em particular para a de SST.
Esse sistema é transformador para a sua empresa e vamos mostrar isso apresentando as principais razões para investir em GED para SST.
Razões para investir em GED para SST
Se sua rotina de trabalho precisa ser otimizada e as tarefas serem organizadas e armazenadas de forma mais segura e confiável, está na hora de investir em um sistema de gestão eficiente para um serviço de maior excelência. Confira a seguir as razões pelas quais investir no GED para SST.
1. O poder organizacional
Quanto tempo você gasta por dia procurando os documentos que precisa? Podemos apostar que é bastante. Mesmo que sua organização seja impecável, buscar um papel entre dezenas ou centenas de outros é demorado.
A GED traz como vantagem lidar com documentos digitais, já que ajuda na digitalização e armazenamento virtual dos mesmos. Quando você coloca toda a papelada de SST na GED, tudo que você precisa estará em um único lugar.
Assim, em vez de procurar em pastas e arquivos físicos, uma busca rápida na plataforma resolverá a questão. Pode até conferir versões antigas de um mesmo documento. Por isso, investir em GED para SST é mais do que melhorar a organização, é usar melhor o seu dia de trabalho e aumentar a sua produtividade ao focar no que é importante.
2. Preservação de documentos importantes
Conforme a sua empresa for crescendo, maior será o fluxo de informações recebidas e enviadas. Com o tempo, sua equipe terá que lidar com milhares de documentos acumulados por vários anos. Muitos deles que são úteis para o eSocial, por exemplo, também devem ser guardados posteriormente.
As Normas Regulamentadoras da CLT determinam a guarda obrigatória de determinados documentos por anos – e até décadas. É o caso dos dados de exames médicos e avaliações clínicas de colaboradores, que devem ser conservados por pelo menos 20 anos após seu desligamento.
Neste meio tempo, muita coisa pode acontecer com um papel. Pode se perder durante uma mudança do escritório ou em meio às folhas mais novas e usadas. Ou mesmo ser danificado pelo manuseio, por um acidente ou pelos efeitos do tempo. A única forma de garantir que ele será devidamente preservado durante todo esse período é digitalizando-o.
3. Modernização e fim do papel
O mundo corporativo está se modernizando e se adaptando velozmente a uma realidade sem papel. É uma situação que beneficia o meio ambiente, mas também é útil para as empresas. Além da facilidade de acessar os documentos de qualquer lugar, você pode assiná-los digitalmente e ainda desocupa espaço físico na sua empresa para novos equipamentos ou funcionários.
Utilizar a GED para SST é tornar a sua Gestão Ocupacional livre de papel e, consequentemente, elevá-la a outro nível de eficácia. Com o SOC, você tem diversas ferramentas, incluindo o SOCGED, que torna isso uma realidade.
4. Aumento de produtividade
Um sistema de gestão como o GED para SST permite que as atividades de seus colaboradores aconteçam de forma automatizada, promovendo um serviço de maior qualidade e garantindo aos profissionais o tempo necessário para desempenhar outras funções.
Isso torna os processos e as operações dentro da empresa muito mais rápidas e produtivas com resultados positivos para o desempenho da empresa.
5. Segurança
Como a ferramenta acompanha o avanço da tecnologia é uma plataforma segura e confiável capaz de armazenar todos os dados e informações de seus pacientes e das atividades realizadas por sua equipe. Uma vez integrado ao sistema da sua empresa, os dados e informações coletados são armazenados de forma segura com acesso restrito apenas aos usuários liberados.
6. Redução de custos
Ao documentar todas as suas atividades por meio eletrônico e realizar um processo de gestão completo com o uso da tecnologia, os custos passam a ser reduzidos. Isso porque há uma diminuição do uso de materiais impressos, gastos com folhas, tintas para impressoras, etc.
7. Conformidade legal
Atualmente, com as tecnologias cada vez mais ativas no mundo dos negócios é importante oferecer soluções seguras para os seus clientes. O SOC oferece gestão de documentos por meio eletrônico em cumprimento da lei, utilizando de normativas vigentes para o uso de dados e trocas de informações no ambiente virtual.
Estar com conformidade legal é fundamental para evitar perdas, vazamento ou o uso indevido dos dados de seus pacientes (ou clientes) na internet.
8. Histórico completo de documentos
A GED para SST permite o acompanhamento de todo o histórico da empresa, obtendo informações importantes sobre todas as informações e atividades de sua equipe durante os seus atendimentos. Também é possível acompanhar o histórico de cada paciente, monitorando os seus atendimentos, exames realizados, resultados de exames, consultas etc.
A melhor solução em gestão eletrônica de documentos
Com o avanço da tecnologia é impossível manter um negócio fora do ambiente virtual. Atualmente, tudo é automatizado: os atendimentos, agendamentos de consultas, exames, dentre muitas outras atividades. A implementação de um GED capaz de controlar uma grande demanda de documentos é essencial no setor de SST.
Para o setor representa a inovação por meio de uma tecnologia de ponta que organiza as informações do seu negócio e armazena de forma segura todos os dados coletados, evitando extravios de documentos, horas de procura por documentos específicos, longo período de tempo digitando e imprimindo documentos para arquivar etc.
Com a alta demanda no setor, contar com a GED para SST é a alternativa mais inteligente de agilizar suas documentações, fazer uma gestão completa de todos os processos e operações para promover o aumento de produtividade da sua equipe.
Agora que você já conhece melhor este sistema de gestão, continue em nosso blog para acompanhar mais assuntos de SST.
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