Especialista explica como implementar um programa de gestão empresarial de forma integrada às soluções tecnológicas do Business Process Management System
Como adotar dentro da empresa um sistema que gerencie os processos de trabalho? Esta é uma pergunta que muitos fazem no momento de uma possível mudança cultural dentro do negócio. No ranking das dificuldades encontradas para a implantação de um sistema BPMS (Business Process Management System) está justamente o fato de conquistar o comprometimento, apoio e confiança dos próprios diretores do empreendimento. A sensação de que tudo está bom do jeito atual, e que não devemos sair da zona de conforto, poderá vir à tona nesta fase. É justamente neste momento que gargalos operacionais, qualidade e ampliação dos lucros são vedados no olhar do empresário.
Por envolver todas as áreas do negócio, o processo de implantação de um BPMS precisa alinhar-se ao plano estratégico da empresa. É uma questão de visão de futuro, análise sistêmica e investimento financeiro. O comprometimento deverá existir desde o alto escalão da companhia, contagiando clientes e colaboradores para o novo método de gerir o empreendimento. Eles precisam saber que a mudança trará resultados positivos em curto espaço de tempo. A tarefa pode até parecer fácil, mas é apenas o início de uma difícil missão comportamental. É justamente neste cenário que se posiciona o Maestro BPMS, software workflow aderente às demandas de todos os portes e segmentos de negócios.
Gestão de Processos para qualquer negócio
Uma barreira cultural impede que a metodologia BPMS não seja aplicável às empresas do segmento PMEs (Pequenas e Médias Empresas). Geralmente, elas são geridas na palma da mão por seus proprietários. É por isso que as ferramentas de um sistema de gestão informatizado pode causar receio. “O medo de perder o controle pessoal sobre o negócio é um fator de resistência. Mas a realidade é outra. Aliado à tecnologia, o BPMS amplia a produção, acelera as respostas, minimiza erros, condiciona processos de trabalho, entre outras vantagens. Este avanço seria impossível num controle manual”, explica Edeilza Sousa, coordenadora do Centro de Recursos e Conhecimento do Maestro BPMS.
Segundo a especialista, o atual nível de amadurecimento das PMEs, impostos por exigências fiscais, normatizações e visão de futuro, já possibilitaria tirar proveito das ferramentas de BPMS disponíveis no mercado. Apesar da barreira cultural, alguns fatores de atração seriam fundamentais para a decisão de alavancar os negócios de forma inovadora. “Os custos de implantação de um BPMS são acessíveis em vários níveis de empresas, proporcionando ganhos de produção, lucratividade e qualidade dos serviços prestados. Outra vantagem seria o uso destas ferramentas pela Internet, como já ocorre com a plataforma operacional do Maestro BPMS, funcionando em ambiente 100% web”.
Flexibilidade para novas demandas
Conhecer os próprios processos, possuir um ambiente de TI com elasticidade e adotar planejamento estratégico estão entre os principais fatores de sucesso dos projetos de BPMS. Segundo a revista Fortune, 80% das empresas mudaram o seu modelo de negócio num período de dois anos, enquanto 2/3 delas reclamam da inflexibilidade de alguns sistemas de informática. “Dentro deste universo, os tomadores de decisão pretendem tornar seus negócios mais ágeis para atender clientes e as próprias operações. Esta tarefa será muito difícil se suas empresas estiverem presas em softwares sem desenvolvimento contínuo ou inflexíveis às mudanças da gestão empresarial moderna”, contextualiza Edeilza.
Para obter a flexibilidade desejada, o gestor deve analisar sua operação como um conjunto de funções interligadas, levando em conta processos, fluxos de trabalho e serviços. Diante disso, a chave para o sucesso deve ser identificada e colocada em uso dentro do BPMS. “Adequar estes processos empresariais e aprimorá-los com soluções tecnológicas são ações importantes para alavancar os negócios numa segunda etapa. É neste momento que o Maestro BPMS se coloca como ferramenta indispensável neste desafio. É por isso que especialistas mundiais defendem que as organizações que alinharem suas iniciativas de BPMS irão ampliar as chances de liderança nos mercados onde atuam”.
Como produzir mais com menos?
A rotina leva parte do empresariado a agir por reação, deixando o lado racional da vida corporativa de lado. Em muitos casos, melhorias que necessitavam de planejamento em médio prazo acabam ocorrendo da noite para o dia. Às vezes, tais mudanças só acontecem por causa de exigências governamentais, com prazos legais para entrarem em vigor. Caso contrário, a cultura gerencial, tecnológica e administrativa de algumas empresas jamais seriam revistas, tamanha a falta de tempo que parte do empresário tem para pensar nas estratégias. “A expertise tecnológica em gestão de processos do Maestro BPMS ajuda a mitigar este cenário e traça caminhos para a eficácia dos negócios”.
O equilíbrio entre as áreas do negócio pode entrar em colapso com a pressa do dia-a-dia. Livre dos vícios de quem vive diariamente na empresa, é preciso olhar de fora para dentro da corporação e identificar os gargalos que causam problemas gerenciais. Segundo Edeilza, devemos valorizar os pilares que compõem uma estrutura empresarial bem organizada, permitindo um diagnóstico com maior eficácia. “Entre os principais pilares estão a gestão dos negócios, processos, pessoas e tecnologias. Este trabalho dever ser iniciado por meio de consultorias teóricas especializadas e evoluir para implantação de sistemas informatizados, como é o caso do software Maestro BPMS”, conclui a especialista.
