A gestão da mudança é uma abordagem sempre utilizada pelo negócio quando há algum tipo de alteração interna que exija transformações consideráveis e que gerem um grande impacto no dia a dia. Quando ocorre esse tipo de situação, é fundamental realizar um gerenciamento dos processos de transformação, auxiliando gestores e colaboradores a se adaptarem ao novo cenário.
Assim, essa é uma abordagem única, direcionada para o momento de transformação. É fundamental implementá-la, pois é natural que modificações significativas gerem erros, falhas, gargalos produtivos e até possíveis atritos.
Desse modo, é papel da gestão da mudança tornar o ambiente mais favorável para as movimentações e conduzir o processo de forma mais adequada, minimizando as chances de problemas. A seguir, confira dicas importantes para a inserção no seu cotidiano. Continue lendo e tire as suas dúvidas!
Faça um planejamento preciso
Um primeiro passo importante é realizar um planejamento preciso dos processos de mudança. Isso porque toda transformação envolve esforços, direcionamento de pessoas, investimentos, cronogramas, entre outros. Sendo assim, é preciso ter estratégias focadas para garantir melhores resultados, uma reduzida necessidade de retrabalho e menores prejuízos.
Alguns pontos que precisam estar presentes em um planejamento estratégico de gestão da mudança são:
- a situação atual;
- quais são as principais mudanças que precisam ser realizadas;
- quais são os objetivos e as metas a serem alcançados;
- qual o orçamento disponível para as transformações;
- qual o cronograma para fazê-las;
- de que forma é possível mensurar os resultados das mudanças realizadas.
Determine focos e metas
Toda mudança é feita a fim de atingir um ou mais objetivos e metas de curto, médio e longo prazo. Visualizar isso permite traçar formas de conseguir chegar ao destino final com melhores resultados.
Isso porque há diversas maneiras de realizar alterações significativas, contudo, isso pode variar de acordo com o foco do momento. Por exemplo, se a ideia é de que a transformação traga resultados mais rápidos, os processos serão diferentes de quando há um espaço de tempo maior para chegar ao objetivo estipulado.
Por isso, é importante estar atento a esse tipo de situação. Também é fundamental que esse ponto seja definido de forma objetiva. Isso é essencial, já que muitos gestores tendem a traçar metas que não são possíveis de alcançar no período estabelecido — ou com as condições presentes — e, assim, geram frustração, prejuízos, perdas, necessidade de retrabalho, entre outros.
Identifique as necessidades de melhoria
Realize um diagnóstico preciso sobre quais pontos exigem, de fato, melhorias no ambiente interno. Para isso, é importante utilizar dados que corroborem as decisões relativas às mudanças. Quer ver um exemplo?
Suponhamos que há um índice alto de demanda de retrabalho na empresa em ações que são executadas por meio de um preenchimento manual, trazendo indicadores preocupantes para o sucesso das medidas e para o cumprimento das metas. Isso indica que há uma necessidade de melhoria, sendo possível optar, por exemplo, por ferramentas de automação de tarefa ou, então, por treinamentos para minimizar as falhas no preenchimento.
Nesse caso acima, a decisão dependerá dos propósitos que forem estabelecidos previamente.
Defina um projeto específico
Quando falamos em mudanças que impactam significativamente a empresa, certamente falamos de alterações que não são pequenas, ou da realização de tarefas isoladas e que, no fim, gerarão o resultado final. Você se lembra do que foi dito sobre o planejamento preciso no início deste conteúdo? Ele permite entender o papel estratégico das transformações.
Por isso, é fundamental compreender que a gestão da mudança é um projeto separado em seu negócio e, portanto, deve ter uma atenção e uma dedicação também separadas de outros projetos, mantendo-se em mente que há uma demanda de esforços específicos para esse fim. Assim, torna-se mais fácil conseguir aumentar a eficiência desse tipo de ação.
Envolva as equipes
As transformações abrangem diversas equipes no processo e, por isso, os times precisam estar presentes. Afinal, esse movimento gerará um impacto significativo sobre eles e, portanto, é importante ouvir as opiniões de cada um. Isso também é válido porque, como eles estão inseridos nas rotinas internas, podem ter sugestões interessantes e que devem ser adotadas nesse momento.
Por exemplo, ao realizar a digitalização de documentos em um negócio, escute como os times atuam na elaboração e na assinatura deles, entendendo como são feitos os processos atualmente. Assim, é possível identificar quais são as suas demandas e agir de forma proativa, indo ao cerne da questão, em vez de apenas supor quais seriam as melhores estratégias para essa transformação, com o objetivo de investir em uma administração sem papel.
Revise as etapas
Ao terminar o planejamento e as etapas de mudanças, é hora de revisar cada uma delas, analisando se as transformações implementadas foram, de fato, eficientes, ou, então, se é preciso realizar algum tipo de adaptação. Isso deve ser feito periodicamente, em curto, médio e longo prazo.
Assim, estabeleça quais são as métricas que devem ser avaliadas, de forma a estudar ponto a ponto das mudanças. Por exemplo, no processo de digitalização de documentos, verifique se:
- o tempo na elaboração dos documentos diminuiu;
- a gestão dos contratos tornou-se facilitada;
- a necessidade de retrabalho foi reduzida;
- a burocracia para a elaboração, a assinatura, o armazenamento, a gestão e o acesso aos documentos passou a ser menor;
- há perdas de arquivos;
- os colaboradores estão enfrentando dificuldades com o novo modelo, entre outros aspectos.
Assim, caso você identifique algum tipo de problema em um dos pontos, saberá exatamente sobre o que atuar, agindo de forma cirúrgica e precisa nas ações. Ao não fazer esse acompanhamento, será necessário que as transformações sejam globais e os problemas podem, até mesmo, piorar em vez de serem solucionados.
Conte com o auxílio da tecnologia
As tecnologias são aliadas fundamentais para garantir uma gestão da mudança eficiente. Por meio delas, você pode realizar as próprias transformações (por exemplo, a implementação de um software de gestão), ou, então, verificar se as medidas colocadas em prática estão fazendo sentido (com uma análise automatizada de dados e a geração de relatórios).
Para implementar uma gestão de mudanças, é fundamental tomar alguns cuidados essenciais a fim de evitar erros e falhas, tais como:
faça um processo de mudança por vez, evitando modificações complexas, de forma que você possa manter o controle das mais diversas variáveis envolvidas;
não deixe de implementar o estímulo à inovação;
não ignore o planejamento para esse fim;
mantenha os seus colaboradores envolvidos e engajados durante todo o processo;
tenha uma liderança ativa à frente de tudo;
não deixe de acompanhar os indicadores de desempenho.
Por fim, ao seguir os passos elencados acima para a implementação da gestão da mudança, você verá como a transição para transformações importantes, como a adoção de tecnologias, as alterações estruturais, a redução de tarefas, entre outras questões, será facilitada. Além disso, cada uma das dicas citadas desempenhará um papel para tornar todo o processo mais eficiente.
Para gerar mudanças significativas, é importante que você tenha boas ferramentas ao seu lado. O SOC é uma ótima opção para trazer essas questões para o ambiente de SST. Por meio dele, é possível ter um maior controle dos processos internos, bem como estimular à inovação no ambiente laboral. Assim, é possível ter uma gestão operacional que ande lado a lado com as mudanças necessárias para o negócio.
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