Fazer mais, melhor e com menos custos — esses são os três pilares fundamentais para qualquer empresa que deseja alcançar o sucesso e permanecer ativa no mercado. Aquelas que atuam com Saúde e Segurança no Trabalho (SST) não podem pensar diferente disso. Afinal, são questões importantes para o seu dia a dia e que garantem o crescimento exponencial do número de clientes.
No entanto, como fazer isso sem comprometer o funcionamento da empresa? De que forma é possível fazer mais com menos? Diminuir os gastos é uma tarefa desafiadora, que exige cuidado por parte dos gestores, porém, não é um bicho de sete cabeças. Neste artigo, nós vamos revelar algumas estratégias fundamentais para a redução de custos nas empresas.
Quer saber um pouco mais sobre o assunto? Continue lendo e tire as suas dúvidas sobre o tema!
1. Analise e enxugue os processos da empresa
O primeiro ponto para conseguir otimizar os custos da sua companhia é realizar uma análise minuciosa dos processos internos dela. Muitas vezes, tendemos a criar ações que não necessariamente são benéficas ou produtivas para o negócio.
Quanto mais etapas um processo tiver, mais custoso ele será. Contudo, não há necessidade de que determinadas ações ocorram. Em outros casos, é possível, por exemplo, automatizar tarefas e, assim, minimizar os impactos sobre o orçamento.
Afinal, nessas situações, você não precisará de componentes humanos para realizar a ação, que poderá ser executada por sistemas automatizados, deixando que os profissionais se concentrem em questões mais analíticas e estratégicas.
2. Renegocie com os principais fornecedores
Se a sua empresa trabalha com fornecedores constantes, pode ser uma boa alternativa renegociar com eles. A fidelização gerada a longo prazo pode ser benéfica para ambos os lados. Portanto, entregar vantagens para o seu negócio também é bom para o fornecedor.
Afinal, com isso, você permanece como cliente do negócio por mais tempo, sem sentir anseio por trocar de empresa para ter acesso a condições melhores, o que é bom para o outro empreendimento. Desse modo, o negócio é visto como uma organização de confiança e com a qual se tem um bom relacionamento, ou seja, é interessante para todos.
Caso a renegociação não seja possível, avalie se há outros negócios que ofereçam condições melhores. Mas lembre-se de que, nesse ponto, é importante não se orientar apenas pelo valor: o custo-benefício precisa ser compensatório. Caso contrário, o barato pode sair caro.
3. Estabeleça um teto de gastos mensais
O descontrole financeiro pode ser, muitas vezes, a causa de problemas de orçamento nas empresas. Isso é muito comum para pequenas e médias organizações que ainda não têm planos orçamentários muito bem delimitados. Por isso, é importante definir valores máximos para garantir que o orçamento não vai estourar e, assim, comprometer o dia a dia da companhia.
É importante definir um valor geral e um para emergências. Isso porque frequentemente surgem demandas inesperadas para serem resolvidas, então, esse tipo de controle é necessário também para não extrapolar no momento da resolução.
Dessa forma, é possível manter uma saúde financeira que não comprometa o cotidiano da empresa — nem a longo prazo. Além disso, é relevante, quando possível, ter um fundo para emergências que possam acontecer. Quer ver como isso é fundamental?
Pense que uma das máquinas da sua empresa apresenta um defeito. A manutenção não compensa e é preciso substituí-la. Algumas alternativas podem surgir:
- realizar um financiamento para a compra do maquinário;
- utilizar o fundo de emergência justamente para esse fim e não precisar recorrer a créditos, minimizando o impacto no orçamento.
Com planejamento, você evita que isso sobrecarregue e gere descontrole nas finanças. Por isso, estabeleça essas duas margens de gastos e veja como os custos na sua empresa serão reduzidos a longo prazo.
4. Otimize a jornada do cliente
Um ponto importante para reduzir custos é entender se, de fato, você está investindo de forma adequada na jornada do cliente ou está tendo custos excessivos para captá-lo. Normalmente, a ânsia de obter um número maior de consumidores acaba gerando um esforço maior do que o necessário para atingir esse objetivo.
Por esse motivo, analise como tem sido a sua jornada do cliente. Ela está sendo realmente direcionada para captar o tipo de público certo? Em determinadas ocasiões, os problemas ocorrem porque você está demandando esforços para chegar a um público que não terá interesse nos seus produtos ou serviços.
Portanto, é fundamental que, caso o custo por cliente (CPC) esteja acima do desejado, você revise essas questões e evite investir recursos sem ter certeza de que eles trarão retorno. Erros de estratégia podem custar bem caro para o seu negócio.
5. Invista em tecnologia e em serviços de apoio
As tecnologias são fundamentais para garantir possibilidades de conseguir resultados melhores com menos custos. Elas permitem que mais atividades sejam realizadas, com menos erros, e evitam problemas para a sua empresa. Por exemplo, ao adotar um software focado em SST, você consegue:
- automatizar processos de preenchimento de prontuários de pacientes;
- avaliar eventuais afastamentos;
- criar documentos já nos moldes que o eSocial exige;
- resolver uma série de outras questões essenciais para as suas atividades.
Dessa maneira, você gasta menos tempo com atividades técnicas ou repetitivas, podendo dedicar-se com mais atenção às questões analíticas. Por exemplo, você poderá traçar diretrizes para minimizar possibilidades de acidentes de trabalho no dia a dia e reduzir o FAP. Consequentemente, obterá a redução de gastos.
O seu “custo por tarefa” diminui e a produtividade aumenta exponencialmente. Por outro lado, são evitados problemas com falhas, que podem consumir o tempo que seria dedicado a outras funções. Sendo assim, é fundamental que você escolha as melhores tecnologias para estar ao seu lado.
Acompanhar essas estratégias de redução de custos nas empresas pode ser muito vantajoso, não só para o controle orçamentário, mas também para a garantia de resultados mais eficientes. Muitas delas, por exemplo, são úteis para captar mais clientes ou tornar as rotinas da empresa mais eficazes. Por isso, não deixe de segui-las.
6. Defina um comitê responsável
Selecione profissionais capacitados para fazer parte de um comitê que ficará responsável pela redução de custos. Eles devem receber orientações para manter os demais colaboradores engajados com essa meta, além de emitir relatórios contábeis, realizar análises e efetuar medidas para auxiliar os demais.
Os integrantes desse grupo vão exercer atribuições para definir mudanças nos processos organizacionais. Esse comitê tem a função de ser a liderança na criação e na implantação de estratégias inovadoras que serão úteis para diminuir os gastos da empresa.
Ele também deverá registrar tudo que está sendo realizado para conferir os resultados de suas ações e os benefícios provenientes das atitudes propostas à alta gestão e aos colaboradores em geral. A equipe que compõe o comitê precisa ser eficiente, agir com transparência e reportar tudo que ocorre dentro da organização para os seus supervisores.
Os responsáveis pelos planejamentos para a redução de custos precisam ainda envolver os times nesse processo para obter êxito em sua missão. A boa comunicação com os colaboradores e gestores aumenta as chances de sucesso.
7. Investigue custos e despesas
O profissional que não tem conhecimento profundo dos custos de uma organização não tem como reduzi-los para aumentar os lucros. Tentar criar métodos para economizar recursos sem compreender os custos fixos e variáveis levará você a tomar decisões erradas, as quais não surtirão o efeito desejado. Por essa razão, crie uma lista com todas as despesas diretas e indiretas.
Com todos esses números devidamente organizados, listados e avaliados, será mais fácil fazer escolhas mais precisas e elaborar um planejamento de contingência dos custos. Avalie os investimentos feitos em máquinas, matéria-prima, mão de obra, equipamentos, dispositivos, ferramentas, reembolso de despesas corporativas, folhas de pagamento, material para escritório, energia elétrica, água, Internet, telefone, serviços terceirizados etc.
Auxilie no gerenciamento das compras que devem ocorrer no momento certo para que os produtos não permaneçam durante muito tempo em estoque. Comece a escolher melhor as ocasiões para a aquisição das matérias-primas e de insumos de modo que a produção não seja interrompida. Quando comprar, que seja em maior quantidade para negociar descontos e prazos com os fornecedores.
8. Revise os seus investimentos
Uma ótima maneira de diminuir os custos do negócio é fazendo uma revisão dos investimentos que já foram efetuados. Se a sua empresa tiver outras unidades, verifique se ela está gerando lucros ou insira-a na estratégia de redução dos gastos. De igual modo, um escritório desnecessário pode ser eliminado e o dinheiro gasto com ele pode ser utilizado em outras áreas.
Analise e descubra se surgiram novas necessidades ou oportunidades para a alocação desses recursos. É possível que um departamento essencial no início do empreendimento tenha deixado de ser uma vantagem para o negócio. Reflita sobre as mudanças que a pandemia do novo coronavírus trouxe para a sociedade e faça uma avaliação sobre o que realmente é indispensável.
Questione o motivo de um investimento e faça os cálculos para saber se ele está de acordo com o planejamento financeiro. Os valores das viagens serão reembolsados pelos clientes ou causarão impactos negativos no caixa da organização? Pense em todos os detalhes e corte os custos que não trazem vantagem competitiva. Descubra se há investimentos que poderão ser cortados integralmente.
9. Capacite os seus colaboradores
Os colaboradores capacitados ficam mais dispostos a fazer sugestões sobre oportunidades de cortar despesas. Nesse sentido, faça treinamentos constantes para que eles tenham insights e consigam executar as suas tarefas com eficiência. Esses profissionais fazem parte dos processos internos e precisam ser estimulados para a adoção de novos hábitos. Reúna-os para encontrar alternativas que minimizem os gastos.
Agora você já conhece as estratégias que visam à redução de custos nas empresas. No que diz respeito à adoção de tecnologias específicas, conte com o SOC – Software Integrado de Gestão Ocupacional. A nossa solução permite automatizar uma série de tarefas importantes para SST e reduzir custos no dia a dia. Além, é claro, de apresentar ações mais eficientes para o seu cotidiano.
Aproveite para entrar em contato e tirar as suas dúvidas diretamente com a nossa equipe.
