Provider Medicina Ocupacional expande atendimento nacional com soluções inovadoras do SOC

Ferramentas como o Portal do Cliente, SOCNET e SOCGED asseguram as estratégias da empresa pelo Brasil e ainda fornecem diferenciais para o eSocial

A Provider Medicina Ocupacional é um Prestador de Serviços em Saúde e Segurança do Trabalho (SST) que escolheu o SOC – Software Integrado de Gestão Ocupacional como parceiro de soluções tecnológicas. Estabelecida com estruturas próprias, unidade móvel, clínicas de atendimento e centro de treinamento em municípios do Espírito Santo (Vitória, Cariacica e Serra), ela também atende por meio de uma rede credenciada, reunindo aproximadamente 250 parceiros em todo o território brasileiro. A partir de 2012, a empresa expandiu suas atividades no âmbito nacional e demandou ferramentas informatizadas capazes de respaldar um plano de crescimento organizado, promissor e gradual.

Ao expandir o atendimento para todo o Brasil, ela necessitou de gestão em tempo real para integrar matriz, filiais, clinicas credenciadas, operações, controles diários, fluxos de trabalho, vencimento e emissão de documentos referentes aos clientes. “A necessidade de adquirir um software que operasse em ambiente 100% online e interligasse todas as rotinas operacionais do negócio foi inadiável. Possuíamos um sistema interno próprio, mas que gerava custos e demandas técnicas com servidores de dados, além dos riscos de perda das informações”, explica o advogado Carlos Cesar dos Anjos Sad, diretor geral da Provider. Ele também é mestre em direito do trabalho, técnico em SST e higienista ocupacional.

Ele explica que a maior dificuldade que a Provider teve para manter um sistema próprio foi a integração com ferramentas complementares. Desta forma, o SOC proporcionou adequação às demandas de seus clientes e resolveu gargalos internos. “O controle de vencimento dos documentos, o SOCGED e a SOCNET possibilitaram mais qualidade nas informações, agilidade nas respostas e satisfação dos clientes. Alimentado corretamente, o software permite desburocratizar o processo de trabalho. Isso reduziu as ligações para o nosso atendimento, permitindo que as equipes tenham maior foco nos casos mais complexos ou personalizem o atendimento dos clientes fora da rotina diária”.

A fase de ativação do SOC dentro da Provider também exigiu muito planejamento. O sistema legado armazenava muitas informações e os lançamentos erram inconsistentes. As etapas da implementação duraram um ano inteiro, acompanhadas de perto pelos programadores do SOC. “Dedicamos algumas semanas para treinamentos internos com a nossa equipe. Por se tratar de uma ferramenta de gestão informatizada bem completa, precisávamos ter amplo conhecimento sobre dela. Montamos um setor para cadastro de clientes, formando especialistas internos. Este vasto conhecimento sobre o SOC evita erros de cadastros e proporciona agilidade no atendimento de novos negócios”.

PORTAL DO CLIENTE

O Portal do Cliente do SOC foi outro diferencial que ajudou a Provider na eliminação de gargalos operacionais. Os especialistas em cadastro formados pela empresa mantêm contatos constantes com a Equipe SOC, tirando dúvidas, solicitando melhorias e dando maior agilidade no atendimento ao cliente final. “No momento em que diminuímos o retrabalho com a redução dos erros, a produtividade aumentou consideravelmente. Com isso, otimizamos a nossa mão-de-obra e crescemos em 40% o número de clientes, mesmo diante do atual cenário de retração econômica do Brasil. Com informações mais confiáveis, ampliamos a satisfação do mercado e passamos a ter abrangência nacional”.

O SOC foi desenvolvido na modalidade Software como um Serviço, termo traduzido do inglês Software as a Service (SaaS), característica fundamental para ampliar os negócios da Provider. O executivo conta que conhecia outras experiências, mas que somente depois de utilizar um software 100% web conseguiu agilizar suas demandas. “Hoje não conseguimos atuar de outra forma, pois o mercado confia no SOC. Alguns clientes operam em regime de 24 horas por dia. Portanto, eles precisam de informações em tempo real. A nossa unidade móvel também atende em horários alternativos, o que proporciona mais agilidade no trabalho de campo”, complementa Carlos.

Dentro de seu planejamento, a Provider já desenvolve soluções para demandas futuras. Capacitação de equipes, melhoria dos serviços e integrações SOC são algumas das ações iniciadas para atender as exigências legais. “O SOC está em conformidade ao eSocial. Isso vai ajudar demais o nosso trabalho. Estamos em fase de mudança de todos os nossos documentos e cadastros para atender em 100% os requisitos desta nova legislação. Com ela, prazos, serviços e informações terão um controle ainda maior. O fluxo de comunicação com o cliente deverá ser mais efetivo e completo, minimizando os riscos de multas para todos os clientes no dia-a-dia de suas atividades”, finaliza o diretor.