O Grupo SESSMA com o objetivo de oferecer a melhor qualidade de serviço para o cliente, se aprofundou nas funcionalidades do SOC e, atualmente, vive uma rotina de otimização de processos internos e externos. Saiba mais.
Case de Sucesso SOC com o Grupo SESSMA
Fundado em 10 de agosto de 2013 com atuação em Sistemas de Gestão e Segurança do Trabalho, o Grupo SESSMA oferece serviços de Medicina do Trabalho e, desde 2017, ampliou a sua estrutura e serviços, integrando a Gestão Assistencial por meio do Convênio SESSMA Saúde. Esta nova gama de serviços garante o acesso a nível nacional em saúde, medicamentos e benefícios, corporativo e familiar, contando com profissionais multidisciplinares e a tecnologia como aliados.
Com o objetivo de oferecer o melhor serviço para o cliente, a SESSMA identificou que poderia usufruir das funcionalidades do SOC para transformar os seus processos e atingir este resultado. “Quando procuramos nos aprofundar na utilização do SOC, foi com o intuito de buscar um serviço de qualidade para atender o nosso cliente da melhor maneira”, declarou Kennedy Caique, Assistente de Operações e Processos do Grupo SESSMA.
Desvendar as funcionalidades do SOC fez parte da estratégia da empresa
“Nós sempre estamos em busca da melhoria contínua dos nossos serviços. Portanto, estávamos buscando como poderíamos padronizar os nossos processos de forma que a qualidade de serviço fosse reconhecida e mantida naturalmente.”, comentou Kennedy. “Além disto, buscamos diminuir etapas desnecessárias, simplificando o máximo para que outras pessoas possam participar daquele processo e, automaticamente, serem capacitadas para exercer aquela função sem depender de uma pessoa específica para a realização de tarefas”.
“O SOC nos auxiliou como uma ferramenta tecnológica que nos permitiu unir a nossa expectativa do momento atual, porém já pensando no futuro”, ressalta Fábio Mosconi, Diretor Geral do Grupo SESSMA. “Como nós tínhamos dentro do nosso planejamento estratégico a pulverização de atendimento, nós precisávamos de uma ferramenta que, tanto a SESSMA como os nossos clientes, tivessem acesso em qualquer local e a qualquer momento. Então este foi o principal ponto de termos escolhido o SOC.”
A evolução dos processos, principalmente envolvendo a gestão 100% online oferecida pelo SOC, trouxe um forte impacto para a empresa. “Tudo era feito de forma manual, não utilizámos nenhum software de gestão antes do SOC. Tivemos que ser firme para mudar, pois tivemos que convencer o nosso público externo e interno”, completou Fábio.
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Os impactos positivos das funcionalidades do SOC na SESSMA
Em 2019, a SESSMA decidiu tomar algumas decisões para sanar a principal dor da empresa: a comunicação com os clientes. O processo de agendamento, entrega de documentos e, também, o controle e gestão financeiro de acordo com o que era produzido na empresa era extremamente desgastante, o que levou o Grupo a buscar uma solução: “Nós tivemos a ideia de utilizar a liberação de acessos para os clientes. Começamos com um projeto de treinamento para os nossos clientes visando o aprendizado da utilização de funcionalidades para diminuir os processos internos e, desta forma, dividirmos as atividades com eles”, comentou Kennedy.
A liberação de acessos foi uma etapa importante para a empresa que, anteriormente, atendia os seus clientes por diversos canais de agendamento como WhatsApp, e-mail e telefone. Por conta disto, haviam agendamentos de exames que eram solicitados fora do horário de atendimento e, consequentemente, causavam impactos na agenda do dia seguinte. “Com a liberação de acessos, o nosso cliente foi reeducado de uma forma que otimiza os nossos processos, ou seja, o preenchimento de uma parte técnica antes da realização do exame por parte dele já nos ajuda bastante”, complementou.
A transformação tecnológica: como as soluções do SOC Digital ajudou a SESSMA
Embarcando nas soluções do SOC Digital, o Grupo SESSMA utiliza diversas destas soluções como a agenda de cliente, SOCGED, biometria, assinatura digital e prontuário. “Nós tínhamos bastante problemas com logística. A parte de se deslocar até o cliente e entregar o documento físico era desgastante e nos tomava bastante tempo. Como fazemos a apresentação e entrega digital do documento, hoje nós ganhamos tempo, além de estarmos dentro da norma. Esta questão também influencia em uma melhor organização, por exemplo, para procurar um ASO que foi realizado em 2018, é muito mais fácil, pois utilizamos o armazenamento dentro do SOCGED. Sem contar que isto elimina a necessidade de um espaço físico”, comenta Kennedy orgulhoso do resultado alcançado.
“Nós tínhamos documentos gigantescos para serem impressos e isso implicava em nossa rotina de atendimento diário. Inclusive, fiz uma conta em relação à economia que tivemos em relação ao papel. A média de impressões era de 10 papéis por atendimento, pensando em um prontuário completo. Se pensarmos em uma média de 50 atendimentos no dia, gastávamos 500 impressões no dia, 2.500 na semana e 10.000 no mês! Isso totalizando apenas da nossa equipe de Saúde. Quando fizemos a migração para o ambiente digital, de 2019 até hoje, tivemos uma economia de 100% somente de impressão.”, completou.
A percepção desta economia é importante, pois a empresa, com a implantação do SOC, esperava alcançar a organização dos processos, evitando perdas e reduzindo custos como uma vantagem competitiva no mercado. “O mercado de SST é bastante competitivo, por isso quando focamos em todas estas mudanças, nós passamos de ter equipes de profissionais dedicadas à operação para equipes voltadas às análises críticas em relação ao cliente. Com isso, atualmente, conseguimos levar soluções aos nossos clientes como gestão de EPIs e treinamentos com biometria, lançamento e controle de atestados e vacinas. O SOC tem nos ajudado a alcançar o objetivo de ter foco total no cliente”, declara Fábio em relação aos objetivos da empresa com a implantação do SOC.
Porém, as integrações para diagnósticos de exames de imagem e laboratório, portal de treinamentos e integrações desenvolvidas por parceiros oficiais do SOC com sistemas de folha fazem parte da empresa também. “Após participar do webinar do SOC Business, nós fomos apresentados aos parceiros do SOC e boa parte das integrações oferecidas por eles, nós já colocamos em prática”, alega Fábio.
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Os impactos nos colaboradores e prestadores com as mudanças realizadas com o SOC
Hoje, o Grupo SESSMA possui setores especializados nas ferramentas do SOC que condizem com cada um destes setores. A ideia central é que cada setor possua uma pessoa especializada nestas ferramentas e que replique para os demais. Porém, como falado anteriormente, a agenda do cliente se tornou a solução para a principal dor da empresa e, por isso, todos são capacitados para prestar suporte e exercer funções relacionadas a ela.
Além disto, a Sala de Atendimento é uma das funcionalidades mais utilizadas pela empresa e foi implantada minunciosamente por Kennedy com a ajuda dos manuais do SOC. “Não foi fácil! Tanto a parte do sistema, pois precisei entender como funciona e as máquinas que precisavam estar ligadas para que a solução funcionasse e, também, não foi fácil a parte humana. Digo isso, pois se tratando de mudanças de rotina no trabalho, nós sabemos que pode ser um pouco complicado, mas hoje a sala de atendimento faz parte da rotina. Inclusive, as pessoas que tiveram dificuldades no momento da implantação e que eram contra utilizarmos, atualmente, enxergam a importância e o resultado do processo implantado.”
Ao ser questionado sobre o impacto desta funcionalidade, Kennedy ressalta “Nós temos a comodidade dos nossos prestadores, pois eles não precisam mais sair dos consultórios para fazerem a chamada. A organização dos nossos atendimentos é muito superior do que tínhamos antes, então quando chega um paciente, nós sabemos por todas as especialidades que ele vai passar e, com isso, todos os profissionais já sabem qual a próxima sala que o paciente será chamado também.”
O acompanhamento de relatório se tornou uma função interessante e de importância para a tomada de decisões, pois é possível entender o ritmo de atendimento dentro da empresa. “Hoje, nós conseguimos estimar a capacidade de atendimento, isso me ajuda a enxergar qual é a capacidade máxima para cada profissional. A ociosidade dos profissionais é muito próxima de zero graças à estas informações dos relatórios.”
Seguindo esta lógica, Fábio complementou “Nós temos trabalhado com B.I. para ajudar na gestão dos atendimentos médicos.
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A rede credenciada SOCNET faz parte da cultura da empresa
As parcerias buscadas pelo Grupo SESSMA são buscadas somente na Rede Credenciada SOCNET e seguem alguns requisitos estabelecidos pela própria empresa. “Nós buscamos parcerias que também utilizem as mesmas ferramentas que utilizamos. Por exemplo, usar a agenda, lançamento de resultado, vínculo de prestadores e atendimento digital são os requisitos principais. Pois seja de onde for, atendimento da SESSMA precisa ser dentro do mesmo tempo e com a mesma qualidade.”, ressaltou Fábio.
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A jornada com o SOC é uma visão de um futuro de resultados
Assim como o SOC, o Grupo SESSMA tem a premissa de levar aos seus clientes as melhores soluções do mercado. Segundo Kennedy, “Nós esperamos cumprir nosso propósito de continuar levando as melhores soluções aos clientes e parceiros com agilidade, facilidade e autonomia e acreditamos que isto é possível por meio da nossa gestão, inovação e trabalho em equipe.”
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