Ainda que as demandas pareçam não acabar nunca e surjam novas solicitações a todo tempo, é importante manter a qualidade do serviço realizado. Saber como priorizar tarefas e se organizar no ambiente de trabalho é um diferencial competitivo.
Utilizar as estratégias corretas permite que o profissional tenha um bom desempenho, pois ele saberá gerenciar o seu fluxo de atividades. Por isso, neste artigo, separamos 3 dicas para auxiliar na missão diária de alcançar a excelência. Confira!
1. Liste as tarefas de acordo com a prioridade
No ambiente de trabalho, as tarefas chegam a todo tempo, por diferentes meios. Com isso, muitos profissionais não conseguem ter uma rotina organizada, se sentem pressionados, iniciam todas as atividades conforme elas são solicitadas, mas não conseguem finalizá-las.
Isso gera um acúmulo de trabalho e muita desmotivação para o indivíduo, o qual se sente sobrecarregado e, ao mesmo tempo, sem foco. Assim, ele não consegue nem descansar e nem ser produtivo.
Uma estratégia eficaz é realizar um checklist no início do dia e determinar quais são as tarefas mais urgentes. À medida que forem chegando novas atividades, é importante acrescentá-las no checklist, mas sempre respeitando a ordem de prioridade.
2. Conheça a sua capacidade
Não se preocupe em realizar todas as demandas no mesmo dia. Então, no trabalho, defina dias específicos para as obrigações periódicas. Por exemplo, no caso de um gestor em Saúde e Segurança do Trabalho (SST):
- segunda — reunião com a equipe;
- terça e quarta — entrega de EPIs;
- quinta — criação de planos de ação;
- sexta — elaboração e entrega de relatórios.
É claro que a rotina deve ser adaptada à realidade da empresa. Dessa forma, em todos os dias, vai ser possível encaixar as atividades esporádicas, mas sempre sem deixar de realizar as tarefas mais importantes e essenciais para o funcionamento do setor.
Tentar realizar mais do que se é capaz em um dia vai desequilibrar a rotina e trazer muitos malefícios, como ansiedade e falta de qualidade. Já quando existe uma boa gestão do tempo, o profissional se torna mais produtivo, motivado e engajado com a equipe.
3. Utilize uma ferramenta eficaz
Uma pessoa tem que conciliar vários âmbitos de sua vida: amigos, familiares, questões profissionais, entre outros. Para não se esquecer de nenhum compromisso ou realizar as tarefas de última hora, é recomendável fazer o uso de ferramentas de planejamento, independentemente de ser em softwares ou no papel.
Trouxemos duas opções de ferramentas online, com objetivos diferentes, mas que podem ser primordiais em uma boa organização.
Google Agenda
A agenda do Google é completa, fácil de usar e acessível. Ela está disponível no Android, no iOS e na web. Essa versatilidade é importante porque o usuário pode acessar os seus compromissos de onde estiver. Entre os principais recursos da ferramenta, vale citar:
- sincronização com o Gmail;
- organização por cores;
- sincronização com outros usuários — geralmente, utilizada no registro de compromissos que envolvem mais de uma pessoa;
- notificação — você pode escolher receber uma notificação para se lembrar do evento marcado.
Trello
Com uma interface simples e personalizável, o Trello é ideal para organizar as demandas do trabalho. Ele permite criar diferentes boards que são quadros elaborados com distintos objetivos, por exemplo:
- implementação do projeto X;
- planejamento da consultoria Y;
- tarefas pessoais.
É possível compartilhar os boards desejados e dar acesso para a equipe inserida editar e contribuir para o preenchimento. Ele pode ser utilizado, até mesmo, no tradicional formato Kanban. Para a melhor organização, existem muitos recursos disponíveis na plataforma, como:
- etiqueta de cores;
- checklist;
- responsável (is) pela tarefa;
- data de entrega.
É importante que, no momento de colocar essas dicas em prática, o indivíduo saiba como priorizar tarefas e seja realista. Lembrar que não somos uma máquina de produtividade vai ajudar a entender os nossos limites.
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