A burocracia iniciou como uma atividade que ordenava limites. No começo, ela foi uma ação essencial e podia ser vista como algo que fazia o desorganizado voltar à ordem. Porém, no momento atual, no qual passamos por transformações digitais diárias, ela pode ser vista como um dos principais obstáculos enfrentados dentro das organizações.
Neste texto, então, falaremos um pouco sobre alguns dos malefícios da burocracia dentro das empresas, o que ela pode causar e como acabar com essa atividade que traz resultados negativos aos procedimentos internos do seu negócio por meio da desburocratização de processos. Deseja saber mais sobre esse assunto? Continue a sua leitura!
O que é a burocratização interna?
A burocratização interna nada mais é do que o excesso de procedimentos que devem ser realizados para que as etapas de um processo sejam finalizadas. Esse tipo de trâmite também é facilmente identificado pelas especificações, autorizações e ressalvas que devem ser feitas para que algo seja aprovado dentro das organizações.
Com tantas regras, por vezes, o fluxo de trabalho se torna ineficiente, já que algo que poderia ser executado com facilidade passa a ser mais difícil de ser realizado. Em algumas empresas, é possível verificar a centralização dos processos nos gestores e nos líderes, o que faz com que aconteçam os atrasos na entrega dos produtos ou dos serviços, por exemplo.
O ideal, então, é que as equipes sejam independentes e consigam ter um bom desempenho. Contudo, não se engane: às vezes, haver um pouco de burocracia é bom para que os trabalhos sejam realizados de maneira coerente. Portanto, é necessário existir um equilíbrio para que ela não se torne um empecilho.
Quais são os malefícios do excesso de burocracia nos processos internos?
Trabalhar em um local que não permita que os funcionários ajam de forma espontânea e que imponha muitas regras pode se tornar difícil para muitas pessoas. Os colaboradores passam a se sentir desmotivados e isso pode gerar sérios problemas para a saúde financeira do empreendimento, já que o trabalho não vai fluir conforme a necessidade da empresa.
Além disso, quando os profissionais dependem muito dos gestores para as tomadas de decisões, ocorrem travas nos processos, há atrasos nos prazos e as entregas não acontecem. Isso também faz com que os gestores se sintam sobrecarregados e não consigam ter tempo para traçar novas estratégias.
Como desburocratizar os processos internos?
A burocracia pode ser minimizada e, para que isso seja possível, basta aplicar em seu empreendimento algumas práticas empresariais. Veja, abaixo, quais são as etapas que precisam ser executadas para que o processo de desburocratização seja um verdadeiro sucesso.
Avaliação dos processos internos
Para colocar em prática as novas metodologias de gestão ou até mesmo fazer um investimento em alguma ferramenta, é necessário saber com que tipo de problema você está lidando. Por isso, o estudo e o mapeamento dos procedimentos internos são fundamentais para aprimorar o tempo de sua equipe e, consequentemente, para facilitar o trabalho e a execução das tarefas, além de obter um conhecimento total de suas funções.
Treinamento da equipe
Uma das melhores maneiras de combater a burocracia empresarial é investindo no treinamento das equipes. Com pessoas altamente qualificadas, os gestores vão sentir mais confiança e darão mais autonomia para que os colaboradores realizem os trabalhos sem a sua supervisão.
Automatização de processos
O investimento em tecnologia é um dos principais fundamentos de uma organização e auxilia na desburocratização interna. Algumas empresas têm receio de automatizar os seus processos por medo de gerar uma burocracia ainda maior. Porém, tudo vai depender do software que você escolher para auxiliar nas atividades organizacionais. Por esse motivo, pense nas estratégias do negócio na hora de selecionar os processos a serem automatizados e também no momento de decidir pelo programa que vai auxiliar os times.
Enfim, agora, você já sabe o que é a burocracia e entendeu que a tecnologia pode facilitar a desburocratização de processos na rotina empresarial. Então, não deixe de aplicar as nossas dicas em sua empresa e obtenha diversas vantagens. Com elas, os procedimentos serão realizados de maneira mais rápida e precisa e o sucesso do empreendimento será notável.
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