Manter documentos físicos de SST pode ser um gasto que a sua empresa tem e pode ser evitado. Utilize a tecnologia para reduzir custos.
Perda de documentos, gastos com papel, retrabalhos, local para armazenamento… Empresas que ainda utilizam papel no seu dia a dia passam por isso todos os dias. Além disso, o papel é prejudicial para o meio ambiente e todos os anos, são produzidas toneladas de papel.
Mas hoje, estamos aqui para falar sobre esses custos. Quanto uma empresa gasta? Vale a pena investir em tecnologia? Continue o artigo a seguir.
Os gastos com documentos físicos de SST
Os gastos com documentos físicos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) podem ser consideráveis para as empresas. Além dos custos diretos com papel, impressão e armazenamento, há também os custos indiretos relacionados ao tempo gasto na organização, busca e manuseio desses documentos. Ou seja, ao ‘colocar na ponta do lápis’, a sua empresa pode estar gastando muito mais do que deveria.
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Podemos separar esses custos em custos diretos x custos indiretos, onde custos diretos são aqueles que podem ser atribuídos diretamente a um produto ou serviço, enquanto os custos indiretos não estão diretamente relacionados a eles.
Entre os custos diretos, podemos falar sobre o próprio papel, que é utilizado para impressão de documentos, como o PPRA, PCMSO, ASO e outros, assim gerando um gasto significativo. E falando em impressão, este já é outro gasto, com impressoras, toners e as manutenções.
Entre os custos indiretos, estão o tempo. Já parou para pensar no tempo gasto pelos funcionários na organização, busca e manuseio destes documentos físicos? É importante considerar. Além disso, podem ocorrer muitas perdas de documentos, que geram retrabalhos, e até mesmo problemas legais para a empresa. Além de que, a dificuldade em localizar os documentos é um problema, e em caso de emergência, pode demorar a ter acesso às informações que precisa.
A utilização de tecnologias para evitar custos com papel
E como evitar todos estes custos? Investindo em um software para Gestão de SST.
O SOC, é um Software SaaS, e o que isso significa? Que pode ser acessado em qualquer lugar do mundo, sem a necessidade de instalar programas. Ou seja, você pode acessar seus dados e documentos de onde quiser.
>> Os benefícios do SOC Digital
Precisou de algum dado com urgência? Basta uma simples pesquisa, e você encontrará, sem dificuldades. Precisará viajar e continuar acessando os dados? Também é simples, basta você logar e acessar. Além disso, o SOC é um software de fácil integração, podendo ser utilizado em conjunto com outros softwares, agilizando a rotina organizacional.
E tudo isto sem custos adicionais, você paga somente o software, sem precisar se preocupar com tinta da impressora, ou com papel, ou com armazenar estes documentos em pasta.
Riscos de manter o documento físico em SST
A manutenção de documentos físicos em Saúde e Segurança do Trabalho (SST) pode acarretar diversos riscos para empresas e trabalhadores, comprometendo a eficiência da gestão e a conformidade legal.
- Perda de documentos: Documentos físicos podem ser facilmente extraviados, perdidos ou roubados, resultando na perda de informações cruciais para a gestão de SST e para a defesa da empresa em caso de litígios. Além disso, o papel está sujeito a deterioração com o tempo, como o desbotamento, manchas, rasgos e danos, tornando os documentos ilegíveis ou inutilizáveis.
- Segurança: Documentos físicos podem ser acessados por pessoas não autorizadas, comprometendo a confidencialidade de informações sensíveis, como dados de saúde dos trabalhadores.
- Organização: Documentos físicos exigem deslocamento físico para acesso e compartilhamento, o que pode ser demorado e ineficiente, especialmente em empresas com múltiplos locais ou grande número de funcionários. A organização e pesquisa de documentos físicos podem ser trabalhosas e demoradas, dificultando a localização rápida de informações importantes.
- Conformidade legal: A atualização de documentos físicos pode ser complexa e demorada, dificultando a manutenção da conformidade com as normas regulamentadoras e a legislação trabalhista. Em caso de fiscalizações ou litígios, a apresentação de documentos físicos pode ser dificultada, comprometendo a defesa da empresa.
- Geração de lixo: O descarte de documentos físicos gera lixo, o que pode causar problemas ambientais e de saúde pública. Diante desses riscos, a adoção de um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) para a área de SST é fundamental para garantir a segurança da informação, a eficiência da gestão, a conformidade legal e a sustentabilidade do negócio.
>> Uso de papel em empresas impacta diretamente o meio ambiente
Portaria Nº 211, de 11 de Abril de 2019
A Portaria nº 211, de 11 de abril de 2019, do Ministério da Economia, é um marco importante na modernização da gestão de documentos relacionados à Segurança e Saúde no Trabalho (SST). Ela dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas desses documentos, trazendo diversas vantagens para empresas e trabalhadores.
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Principais pontos da Portaria:
- Autorização para assinatura e guarda eletrônica: A Portaria permite que documentos como o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e outros 1 relacionados à SST sejam assinados eletronicamente e armazenados em formato digital;
- Validade jurídica: Os documentos eletrônicos assinados com certificado digital ICP-Brasil têm a mesma validade jurídica dos documentos físicos, garantindo a segurança e a autenticidade das informações.
- Obrigatoriedade para algumas empresas: A partir de 12 de abril de 2021, a assinatura e guarda eletrônica de documentos de SST se tornaram obrigatórias para empresas de médio e grande porte.
- Facultativo para microempresas e empresas de pequeno porte: A adesão à assinatura e guarda eletrônica de documentos de SST é facultativa para microempresas e empresas de pequeno porte.
- Requisitos para guarda eletrônica: Os documentos eletrônicos devem ser armazenados em conformidade com os requisitos da legislação, garantindo a integridade, a confidencialidade e a acessibilidade das informações.
- Manutenção dos originais: Mesmo com a guarda eletrônica, as empresas devem manter os documentos originais em papel por um determinado período, conforme previsto na legislação.
A Portaria nº 211 representou um avanço significativo na gestão de documentos de SST, modernizando processos e trazendo benefícios para empresas e trabalhadores. Ao adotar a assinatura e guarda eletrônica de documentos, as empresas demonstram seu compromisso com a inovação, a sustentabilidade e a segurança da informação, além de otimizar a gestão da saúde e segurança do trabalho.
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Com 23 anos de inovação no mercado, o SOC é 100% online e atende empresas Prestadores de Serviços e SESMT’s que desejam ter uma gestão completa de SST, otimizando custos e cumprindo todos os requisitos legais em Saúde e Segurança do Trabalho.
A AGE Technology, empresa que desenvolve o SOC, é a pioneira no segmento com a certificação ISO 27001 e aderente à Lei Geral de proteção de dados (LGPD) com a certificação ISO 27701.
Atualmente, conta com o maior time de profissionais de TI especializados em soluções de Saúde e Segurança do Trabalho, acumulando o maior número de inovações do segmento.
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300 funcionalidades para Gestão de SST completa.
O SOC possui mais de 300 funcionalidades para gestão completa de saúde e segurança do trabalho. Veja algumas funcionalidades exclusivas do SOC:
- SOC Digital: o SOC é um sistema 100% sem papel, e a cada 1 hora, 5 árvores são salvas todos os dias. Com o SOC, é possível utilizar biometria, assinatura digital e ainda ter o SOCGED, para armazenar todos os seus arquivos em um só lugar.
- Aplicativo MEUSOC: o aplicativo MEUSOC é exclusivo para clientes SOC liberarem a seus funcionários. O aplicativo ajuda a otimizar a operação entre empresa e funcionário com funcionalidades exclusivas que permitem dar autonomia para seus funcionários realizarem processos e consultarem documentos.
- Rede SOCNET: o SOC possui uma rede credenciada SOCNET, a primeira e mais completa rede do mercado. Onde é possível encontrar prestadores e ser encontrado em todo o território brasileiro.
- Portal do cliente SOCRH: tenha um sistema integrado ao SOC que conecta as informações relacionadas à SST entre prestador e RH.
- SIA – Inteligência artificial: utilize a inteligência artificial do SOC para otimizar processos e ajudar na tomada de decisões.
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