Gestão de tempo nas empresas é uma atividade essencial para solucionar desafios do crescimento econômico e de prestígio. É fato: demandas bem organizadas viabilizam a criação de novas oportunidades, mesmo em situações de crise. Quem amplia seus conhecimentos sobre a gestão de tempo, consegue visualizar metas mais ambiciosas e, assim, ter mais segurança na realização da administração.
O assunto é de interesse apenas de pessoas comprometidas com o fortalecimento pessoal e da empresa. Então, pensando nisso, selecionamos, de forma simples e direta, alguns direcionamentos para você entender o impacto de uma boa gestão de tempo nas empresas.
Assim, após a leitura deste texto, você saberá, detalhadamente, como fazer a gestão de tempo — questões como definição de metas e prazos, diminuição das distrações e agendamentos. Além disso, mostraremos como a tecnologia pode ajudar nisso e quais as vantagens da gestão de tempo eficiente.
Acompanhe!
O que é gestão de tempo nas empresas?
Gestão de tempo é aprender a fazer as perguntas certas para a sua realidade. Dizemos isso porque há uma vasta produção de conteúdo sobre as melhores formas de administrar o seu tempo. No entanto, muitas pessoas continuam com seus planos frustrados, mesmo após consultarem essas fórmulas. O motivo disso é justamente a inabilidade de fazer os questionamentos eficazes para a sua produtividade.
Cada empresa e colaborador tem seu próprio contexto em relação ao tempo em que as atividades devem ser executadas. Portanto, independentemente do segmento ou da função do indivíduo, todos devem estar associados ao mesmo fuso-horário na rotina do negócio. É aí que entra uma boa gestão do tempo em um ambiente corporativo e é preciso desenvolvê-lo de acordo com a necessidade da operação.
Então, ao elaborar as perguntas corretas, você aprende a priorizar e organizar as tarefas mais importantes. Aquelas com maior poder de fazer a cadeia de processos andar. Ao aproveitar bem o tempo, há mais produtividade, o que pode ser essencial para projetos que requerem prazos apertados.
É preciso assumir que a realidade de um ambiente de trabalho inclui a limitação de tempo. Parecido com um jogo, os colaboradores necessitam lidar com o espaço entre aquilo que foi planejado e o, realmente, possível de ser feito. Dessa forma, será facilitado a identificação de pontos cegos que promovem o desperdício, logo, eliminá-los.
Agora, aprender a otimizar o tempo é diferente de sacrificar o tempo. Ou seja, determinados limites precisam ser aceitos. A necessidade de dormir bem, por exemplo. A médio e longo prazo, a sobrecarga de projetos que resulta em menos horas de descanso diminui a produtividade e, inclusive, acarreta problemas de saúde. Aprender a respeitar os relógios biológicos também é uma forma de economizar tempo.
Como fazer a gestão de tempo?
A primeira resposta para isso vem da pergunta: qual é o seu objetivo? Com base nas metas e no conhecimento de toda a jornada necessária para alcançar os seus desejos, será mais fácil entender como fazer a gestão de tempo. Confira abaixo um guia de passos. Você deve entendê-los não como fórmulas prontas, mas como oportunidades para descobrir o que funciona na sua gestão.
Planeje a rotina
Planejar a rotina é o mandamento básico e mais popularmente conhecido para uma boa gestão de tempo. No entanto, há muitos tipos de rotina. Por isso, é preciso identificar de que maneira isso acontece e é preciso lembrar que essa é a certeza de que determinadas coisas se repetem com um tempo próximo.
Dessa forma, o segredo para identificar a melhor rotina é ampliar a visão e entender que a repetição próxima não diz respeito apenas às 24 horas de um dia. Por exemplo, determinadas reuniões podem acontecer a cada três dias e isso é uma rotina, não diária, mas semanal.
Assim, divida o que é diário, semanal, mensal, bimestral e sucessivamente. Dessa forma, você terá mais preparo para detalhar os padrões e elaborar soluções otimizadas.
Defina metas e prazos
Empresas que não sabem exatamente o que querem, costumam ter seus processos de gestão desorganizados. Isso porque, não há tanto resultado, por exemplo, em ter um lucro sazonal todo final de ano e não procurar investir em tecnologias para tentar ampliar esse lucro oferecendo um serviço mais eficaz.
Quer dizer, se determinada empresa sabe que, em um período do ano as vendas aumentam em 300%, é preciso reservar uma quantia para capacitar mais colaboradores. Seja investindo em softwares mais eficientes, seja melhorando estruturas físicas do local. Todos esses direcionamentos são identificados ao definir metas e prazos.
Aumente a produtividade diminuindo as distrações
É fato que uma rápida olhada no celular pode quebrar a sua concentração e atrapalhar o desenvolvimento mais coeso do seu trabalho. Além do celular, até questões como a decoração e a forma como determinadas ferramentas estão dispostas no espaço podem resultar em distrações.
A dica é anotar, ao longo do seu dia, o que causa as interrupções no seu trabalho. Uma boa alternativa, por exemplo, é desativar as notificações de aplicativos de celular que não são necessários no ambiente laboral.
Faça agendamentos
Libere espaço de memória no seu cérebro. Afinal, você não precisa lembrar de tudo quando pode ter acesso a ferramentas de agendamento. Post-its, calendário no computador ou smartphone, as possibilidades são muitas e devem trabalhar ao seu favor.
Como a tecnologia SOC pode ajudar na gestão de tempo?
Desenvolvemos o Software de Integrado de Gestão Ocupacional para simplificar os seus processos. Ele conta com assinatura digital, captura biométrica e digitação de prontuários médicos. O resultado disso é uma total economia de tempo, o que permite mais foco para a criação de melhores processos de gestão.
A boa gestão de tempo, como você deve ter percebido, permite o aumento da produtividade, menos estresse e economia financeira. Por isso, aproveite o uso da tecnologia para alcançar resultados eficientes. Lembre-se que, para uma boa administração de tempo, é preciso aprender a jogar entre o ideal e o planejado com o que efetivamente foi possível.
Depois dessa leitura, você consegue ter mais autonomia e segurança para tomar as decisões certas no seu processo de gestão? Caso queira, continue agora essa conversa. Para isso, entre em contato conosco.
