Um software de Saúde e Segurança do Trabalho pode ser bem mais do que apenas algumas ferramentas para otimização de tempo, pode ser um divisor de águas para a empresa se bem aproveitado. Imagine só poder ter uma economia de MILHÕES de reais? Poder investir em outros pontos da empresa? Poder bonificar os funcionários? Sim, isso é possível e foi o que a P&G fez ao utilizar o SOC para fazer o gerenciamento da saúde e segurança de seus mais de 100 mil funcionários.
O SOC mudando a gestão da P&G há mais de uma década
A P&G é uma multinacional conhecida em todo o mundo e é especializada em uma variedade de produtos de saúde pessoal, saúde do consumidor e produtos de cuidados pessoais e higiene.
São mais de 100 mil seguidores na operação da empresa, com diversas fábricas espalhadas pelo mundo todo. No entanto, cuidar da saúde e segurança de cada um deles é essencial. Foi então, quando em 2012, resolveram usar o SOC como sistema para fazer toda essa gestão.
Dr. Fernando Akio é médico especialista em Medicina do Trabalho e diretor médico da América Latina da P&G e falou sobre como o SOC transformou a gestão da empresa.
“O SOC entrou aqui na P&G em meados de 2012, o que nos motivou a essa mudança foi que antes era feito de forma manual, prontuário era em papel e as fichas médicas eram escritas a mão. A letra do médico é difícil de entender, então às vezes não conseguíamos entender o que estava escrito para gerar as estatísticas ou tirar os dados, era complicado. Além disso, nós tínhamos um problema em que cada unidade fazia do seu jeito, não havia padronização”, conta.
A escolha por um software veio também quando a taxa de absenteísmo e o alto índice de doenças do trabalho impactava nos tributos, como o FAP. “O nosso índice de FAP estava em 1.4 naquela época, os custos com adoecimento e afastamentos era muito alto e isso impactava na produtividade da empresa. Para a gente gerenciar toda essa informação e definir quais as estratégias que a gente ia adotar, a gente precisava ter dados e por isso foi escolhido o SOC para ser nosso gestor de dados aqui, para utilização na área de medicina e segurança.”
A estruturação do SESMT ao longo dos anos
O SESMT tem a missão de proteger a integridade física dos trabalhadores e promover a saúde do trabalho. No entanto, estruturar o SESMT pode trazer desafios e o SOC veio para auxiliar a P&G em todo o processo.
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Dr. Fernando conta que o processo contou com o apoio da equipe SOC para fazer a capacitação da equipe de saúde e da equipe de segurança sobre como fazer o lançamento no sistema.
“Muita gente tinha como preconceito no passado que para montar um questionário próprio tinha que pagar para o SOC e não é bem assim, a gente consegue montar internamente, fazer um questionário personalizado, sem precisar pagar por uma assessoria para isso. No início e até hoje, contamos muito com o suporte da equipe de treinamento do SOC e isso foi muito importante para que os técnicos de segurança, engenheiros, médicos e enfermeiros conseguissem tirar suas dúvidas de como usar a ferramenta da melhor maneira e ao longo desses anos, mesmo com as trocas de equipes, que eventualmente tivemos algumas rotatividades, o SOC sempre foi bem parceiro para capacitar essas novas pessoas que estavam entrando na equipe para que elas mantivessem o padrão de qualidade no input de dados no sistema e ao longo dos anos, o SOC foi evoluindo, assim como nós evoluímos”, relata.
Saúde e RH trabalhando juntos com a ajuda do SOC
Ao passar pela mudança do eSocial, a P&G já contava com o SOC, o que tornou o processo muito mais simples. Além disso, as informações em tempo real desempenham um papel importante para toda a empresa, desde a área de saúde, segurança e RH.
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“O SOC conversa com o nosso sistema de recursos humanos e graças à interface que foi feita entre o sistema de RH e o SOC, todos os dias de manhã, o sistema de RH informa ao SOC quem entrou e quem saiu, com isso, a equipe de saúde e segurança está sempre sabendo em tempo real onde as pessoas estão. Isso é uma coisa que acontece com o RH, em um mês manda o funcionário para um local, no outro mês para outro e o pessoal de vendas viaja todo o Brasil e o RH tem que saber. Com o SOC, eu não preciso mais me preocupar, eu vejo onde está o funcionário, eu consigo localizá-lo todos os dias, a interface do sistema de RH com o SOC informa mudanças de localidade, mudanças de risco, mudanças de tarefa ou promoções, e a entrada e saída de funcionários. O SOC também retorna para o sistema de RH com os dados que o eSocial pede, por exemplo quais os exames que foram realizados, quais atestados foram enviados e por aí em diante. Isso ajudou e facilitou muito, não precisamos mais depender de outras pessoas, está tudo automatizado e conseguimos ver as informações em tempo real”, conta o Médico.
Muito mais que apenas promoção de saúde
Quando falamos de promoção de saúde, falamos sobre estratégias para melhorar a qualidade de vida da população. No entanto, é importante que a empresa esteja em sintonia com seus colaboradores. Dr. Fernando falou sobre a importância de ‘arrumar a casa’, antes de fazer a promoção de saúde. “Muita empresa quer sair fazendo promoção da saúde, porque a promoção de saúde é bonito, no entanto, não adianta fazer a promoção de saúde se a casa está ‘bagunçada’, se a questão de saúde e segurança do trabalhador não está em ordem. Não adianta se o stress está lá em cima, se os funcionários estão se machucando e a empresa vai lá e coloca a meditação, isso não irá solucionar problemas. Primeiro, tem que arrumar a casa, colocar as questões de saúde e segurança, eliminar ou mitigar os riscos ocupacionais que existem e depois que isso está sob controle, você vem com outras questões como o mindfullness, frutas, alimentação saudável, prática de atividades e não tudo ao mesmo tempo”, O Dr. fala também que o foco está no trabalho ser saudável.
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P&G eliminando o uso de papel com o SOC
Mais um dos feitos com o SOC foi que a P&G conseguiu eliminar o papel de seus processos. Dr. Fernando contou que os ambulatórios não possuem nem mais impressora, que agora tudo é feito de forma digital, desde a assinatura eletrônica e o arquivo dos prontuários.
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“A gente ainda tem os arquivos em manutenção porque existem os prontuários do passado que temos que arquivar pelo tempo da lei, mas todos os novos documentos e exames são feitos, arquivados e assinados digitalmente, isso simplificou bastante, antes tínhamos que fazer o exame, imprimir os documentos, depois o funcionário tinha que assinar. Agora, o médico pode agilitar, e o trabalhador não perde tempo, ele faz o exame, volta para a estação de trabalho e depois recebe no e-mail dele o documento para assinar.”
Ainda, o médico contou que se tornou vantajoso para diversas áreas da empresa, como o RH. “É bom para o RH também, porque ele recebe na hora o resultado que ele precisa do ASO para fazer a admissão. Então, a pessoa assinou e o ASO Digital vai direto para o RH, e ele já consegue processar em tempo mais ágil. O que demorava um dia, agora é um processo de algumas horas, bem mais simples”.
Rede credenciada SOCNET
Como a P&G é uma multinacional, muitos de seus funcionários acabam viajando o Brasil inteiro, como a equipe de vendas, por exemplo. Com isso, a P&G também conta com a Rede Credenciada SOCNET para fazer a gestão.
“Essas equipes de vendas espalhadas pelo Brasil inteiro são atendidas por um prestador. Com esse prestador, nós alinhamos que ele iria usar o nosso SOC, então liberamos o nosso sistema pois já está parametrizado com a nossa cara. Eles usam a SOCNET, conectam na nossa rede e aí conseguem usar o nosso prontuário médico para fazer atendimento. Nosso prontuário não permite que tenha campo em branco, então se um médico tentar passar para frente sem responder, ele não avança, precisa de todos os campos preenchidos para levantarmos indicadores e tomar decisões. Tenho cerca de 200 funcionários que estão espalhados pelo Brasil e não compensa eu ter um serviço próprio para atender uma pessoa em cada lugar, por isso que a gente usa as credenciadas, a SOCNET, e não estamos tendo problemas com essa questão porque eles usam de fato o SOC.”
P&G e sua economia de MILHÕES com o SOC
Utilizando o SOC há mais de uma década, a P&G teve resultados surpreendentes com a gestão de saúde e segurança do trabalho.
Estrutura
“Em termos de estrutura, o SOC ajudou a gente na agilidade, porque as informações de segurança e de saúde agora são trocadas online e então quando a gente vê uma nova função que o RH colocou, um novo trabalhador, o pessoal da segurança já mapeia o risco, já fica tudo em sistema, e a gente consegue muito facilmente as informações, então na estrutura tem esse sentido de facilitar e dar mais agilidade. Uma admissão de uma pessoa a gente consegue resolver em um único dia, até menos que um dia, a gente resolve isso em meio dia, já faz todo o processo de admissão e encerramento da contratação”, conta Fernando.
Resultados para o negócio com a Gestão de FAP
“Na forma de resultados para o negócio, a gente estava com muito absenteísmo, muitos afastamentos por doenças ocupacionais e isso impactava nos tributos que a P&G pagava para a previdência. Por exemplo, em 2012, a gente tinha um FAP de 1.48, isso equivalia a um tributo de 24 milhões de reais que pagávamos para o INSS, e estava com mais acidentes e doenças do trabalho em relação a média. E aí colocamos o sistema rodando, e essa é uma das facilidades, colocar o sistema a seu favor em questão estratégica para o negócio, a fim de identificar quais eram os setores que estavam gerando adoecimento, quais os setores que tinham mais riscos ocupacionais e a gente até conseguia prever as coisas. Isso tudo foi um fio importante para sabermos onde estavam as oportunidades de melhoria, e por meio disso, com toda a equipe, mostramos o prejuízo que estávamos tendo anualmente e melhoramos diversas áreas, eliminando riscos”, relata.
>> Faça uma Gestão de FAP eficiente com o SOC
“Na questão de ergonomia mecânica, melhoramos os processos para não ter mais a questão de desenvolvimento de problemas ortopédicos, além disso, a questão do transtorno mental também melhorou, as questões dos fatores psicossociais do trabalho para diminuir os afastamentos por transtornos mentais, a exposição por ruído ou agentes químicos, a gente não tem mais problemas com exposição excessiva. Ao passar dos anos, os números foram caindo, a taxa de absenteísmo que antes era entre 3% e 4%, agora é 0,5% e isso gerou uma economia enorme em termos de produtividade. O trabalhador está trabalhando em um ambiente seguro, ele se afasta menos, adoece menos, questões também como estilo de vida facilitam mais ainda”, continua.
15 Milhões na redução de FAP
“E os afastamentos também, então agora temos várias unidades que não temos nenhum acidente nos últimos dois anos, então o FAP nós conseguimos passar do índice de 1.4, para várias unidades com FAP de 0,5, que é o melhor índice possível. Esse é aquele FAP que você ganha um desconto de 50% no tributo. A gente fez as contas e agora estamos pagando perto de 9 milhões de reais por ano nesses tributos e a gente pagava 24 milhões no passado no passado, equivaleu uma economia de 15 milhões por ano só por conta de redução de FAP, esses 15 milhões a gente sempre fala para nossa liderança investir em novos negócios, para virar lucro da empresa, distribuir como bônus para funcionários, então isso serve também para nosso favor”.
>> Saiba como realizar a redução de custos com o FAP | SOC – Software de Saúde e Segurança do Trabalho
Economia em Plano de Saúde com SOC Assistencial
“Falando da parte ocupacional, a gente conseguiu alavancar uma segunda parte que é usar o SOC para assistência também. Na questão de estilo de vida, nutricionista, educadores físicos, psicólogos que usam o sistema para realizar seus atendimento e isso dá mais certeza nos resultados que a gente obtém para trabalharmos em outros aspectos além da saúde ocupacional, como a saúde suplementar. Agora a gente começa a trabalhar em promoção da saúde, atenção primária, linhas de cuidado e o plano de saúde que era uma outra dor de cabeça da companhia no passado. Em 2012 que a gente também tinha um sinistro maior que 100%, agora estamos com sinistro controlado e nos próximos anos a gente vai migrar do pré-pagamento para o pós, uma economia anual de 10 milhões de reais só em plano de saúde nessa migração, e aí esses 10 milhões já junta com os outros 15 milhões, que já são 25 milhões e você pode fazer o que quiser com ele.”
Equipe de Saúde e Segurança do Trabalho ganhando força
Para encerrar, Dr. Fernando contou como a liderança deu mais autonomia para o setor de SST da empresa após resultados espetaculares.
“A nossa liderança, vendo essa melhoria do processo que gerou economias, tornou com que o departamento de saúde e segurança ganhasse tanta força, agora nós somos um departamento que tem autonomia. Então quantas empresas tem diretor médico? Consultorias sei que existem, mas empresas mesmo tem poucos diretores médicos. O diretor é dono do orçamento e aí ele que define quais são os programas que vão ser implantados. Antes eu tinha que convencer um diretor, um vice-presidente a implantar um programa, agora eu tenho que ser convencido. Então esse dinheiro que a gente está economizando, agora eu que decido o que faço com ele, isso é a oportunidade que a gente tem de usar a ferramenta a nosso favor”, encerra.
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