Toda empresa possui problemas com documentação e papelada, mas a tecnologia traz vantagens. A guarda eletrônica de documentos busca diminuir esses papeis. Saiba mais sobre.
Questões como a saúde e a segurança dos trabalhadores devem ser prioridades em qualquer organização. Afinal, doenças e acidentes podem acontecer em todas as áreas de atuação. Por isso, o setor de Saúde e Segurança no Trabalho (SST) deve estar em conformidade com as normas exigidas pela Lei.
Esforços para preservação, organização e acesso dos documentos SST devem ser feitos pelo bem dos profissionais e empregadores. De laudos de insalubridade e periculosidade a programas de prevenção de riscos ambientais (PPRA) e de controle médico de saúde ocupacional (PCMSO), entre outros, é preciso manter seus documentos SST seguros e acessíveis a qualquer momento.
Nesse contexto, a Portaria nº 221/2019 do Ministério da Economia autorizou a assinatura e guarda eletrônica de documentos de segurança e saúde no trabalho. O que agiliza o acesso a 13 documentos SST diferentes. Antes, esses documentos deveriam ser armazenados em papel por mais de 20 anos para atender a fiscalizações ou questões previdenciárias. Agora podem armazenados em formato eletrônico.
A guarda eletrônica de documentos é a forma mais eficiente de reduzir a utilização de espaço físico, proteger os documentos e agilizar o acesso e a disponibilidades dos dados. No artigo a seguir, descrevemos melhor estas e outras vantagens da guarda eletrônica de documentos SST para as empresas brasileiras.
O que é a guarda eletrônica de documentos?
Antes de pontuarmos as vantagens da gestão eletrônica de documentos, é pertinente estabelecer como funciona a gestão eletrônica de documentos. Também em conformidade com o que estabelece a Portaria nº 221/2019 do Ministério da Economia.
O arquivo eletrônico aceito para representar os documentos de SST deve ser apresentado no formato “Portable Document Format” – PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”. Descrito na ABNT NBR ISO 19005-1. E a assinatura eletrônica da certificação digital deve estar no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
O armazenamento desses documentos (assim como de suas assinaturas) precisa ser gerenciado por um sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos). No GED, os documentos de SST são convertidos em formato digital e indexados para facilitar o armazenamento e o acesso.
Vantagens da guarda eletrônica de documentos SST
A guarda eletrônica de documentos já está sendo utilizada por empresas do mundo inteiro. Sendo para armazenar recibos, microfilmes, imagens, áudios, planilhas, memorandos e diversos outros documentos oficiais.
No caso dos documentos de Saúde e Segurança no Trabalho, o uso da digitalização veio para trazer uma vasta gama de vantagens para as organizações. Como por exemplo:
Segurança
Um dos benefícios mais evidentes da guarda eletrônica de documentos SST é a segurança aprimorada que o sistema traz para o armazenamento, transporte e permanência das informações.
Armazenar seus documentos eletronicamente torna impossível que seus funcionários descartem ou destruam acidentalmente um documento importante.
Além disso, as soluções de armazenamento em nuvem evitam que seus documentos sejam perdidos. Como em caso de desastres naturais, por exemplo incêndios ou enchentes. Com o gerenciamento eletrônico de documentos, você terá tranquilidade sabendo que seus documentos estão seguros.
Conformidade
A lei brasileira obriga as empresas a armazenarem seus documentos SST por um período mínimo de 20 anos. O que significa que qualquer organização que deseja estar em conformidade e preparada para fiscalizações e ações judiciais precisa de um sistema seguro para guardar seus documentos.
Muitas empresas médias e grandes que possuem muitos funcionários, ou que têm muitos quilômetros rodados, têm dificuldades para encontrar documentos importantes se eles estiverem guardados em enormes arquivos e caixas empoeiradas.
É como encontrar uma agulha no palheiro. Além disso, se o documento não for encontrado, o risco de ter que pagar uma multa trabalhista ou perder um processo judicial é alto.
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos ajuda a armazenar e organizar documentos de uma maneira que facilite sua localização. Essa organização é crucial estar em conformidade com o armazenamento de documentos SST que o Ministério da Economia exige.
Melhor aproveitamento do espaço e do orçamento
Organizações que enfrentam problema de espaço físico podem aproveitar o espaço físico usado para armazenar arquivos de papel e destinar novos usos para eles. Esse espaço extra pode ser utilizado para alocar novos funcionários, adicionar novas máquinas ou mesmo permitir que os profissionais tenham mais espaço para produzir.
A guarda eletrônica de documentos SST não economiza apenas espaço. Faz também com que a organização evite gastos desnecessários com mobília de armazenamento de documentos e profissionais que precisam organizar e depois localizar esses documentos.
Histórico completo do documento e melhor controle de versão
Documentos SST precisam ser constantemente atualizados, especialmente os programas de segurança e riscos. Com a guarda eletrônica de documentos, fica fácil ter acesso à última versão daquele documento e às versões anteriores.
Além disso, no caótico mundo dos arquivos em papel, o compartilhamento de arquivos é um desafio devido à falta de controle de versão. Quem garante que, quando a fiscalização exigir um determinado certificado, você terá o documento certo para apresentar?
O benefício de usar um GED é que a versão mais recente de um documento sempre está acessível. Você pode comparar e restaurar versões anteriores com facilidade, bem como acompanhar alterações por data e usuário. Além de ver qual usuário está trabalhando em um documento específico.
Como todos trabalham nos mesmos arquivos, todos os problemas associados a várias cópias dos mesmos arquivos desaparecem. Assim como a necessidade de enviar e-mails constantemente com a versão “atualizada” de um arquivo.
Arquivamento aprimorado
Em um sistema de arquivamento convencional, os documentos em papel são arquivados até que sejam necessários. Eles são localizados apenas quando o documento é necessário, tornando-o indisponível para qualquer outra pessoa e, em seguida, arquivado novamente. Isso leva a um arquivamento, recuperação e restauração de documentos lento e ineficiente.
Com este número elevado de processos manuais, surge a possibilidade de arquivar incorretamente documentos. O que poderia provocar problemas e prejuízos sérios para a sua organização.
Usando um sistema de gerenciamento de documentos, todos os documentos (incluindo os SST) são armazenados em um repositório central. Permitindo que vários usuários acessem dados simultaneamente, sem necessidade de rearquivamento. Pois os documentos são armazenados eletronicamente.
Por fim, se a gestão de documentos de Saúde e Segurança no Trabalho é uma questão relevante para a sua empresa, acesse o nosso site e conheça todas as soluções do nosso software de gestão ocupacional.
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